目次
番外編
森林造成の歴史
| 【普及活動のすすめ方】ＯＨＰ時代版 | |
| １．林業普及とは 2．ニーズ把握の方法 2.1情報とは 2.2情報の収集 2.3現地聞き取り調査 2.4アンケート調査 2.5文献調査 3.情報提供の方法 3.1会議 3.2集会指導 3.3文字情報 |
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| １．林業普及とは 普及業務は広い意味では情報を提供する業務である。情報を求める需要者と惰報を供給する供給者、すなわち双方が居て初めて成立する。しかし、単なる情報の提供に留まらず、「一定の目的を達成するためには需要者（以下、普及客体と言う）に対して期待する行動を促す」ことが必要である。「行動を促す」ということは、命令や強制によるのではなく普及客体が自発的に行動するようにしむけるということである。供給者（以下、普及担当者と言う）が用意する情報は、例えば普及客体である住民にとって必要かつ有効なものでなければならず、そのためには、住民や地域のニーズを的確にとらえることが必要である。また、受け手である住民に有効な情報を普及担当者がどのように伝えて行くかが普及業務の大きな課題となる。 したがって、普及業務として次の作業が必要不可欠である。 ①住民や地域から発せられる情報を集め、それらを分析してニーズとして把握する作業 ②把握したニーズの適合した情報を効果的に伝える作業 ２．ニーズ把握の方法 2-1 情報とは 情報という用語には、分野により様々な定義があるが、少なくとも基本的には次の 「あることについてのお知らせ」であって「問題解決に有用なことについてのお知らせ」 ということができる。したがって、「あることについてのお知らせ」が普及客体にとって「問題解決に有用なことについてのお知らせ」であって価値が有れば情報になるが、価値がなければそれは有用な情報ではないことになる。すなわち、有用な情報であるかなど情報の質については次のような視点から十分に吟味する必要がある。 2-1-1正確性（この情報は正確な情報であるかを判定する） 2-1-1-1情報の構成要素を備えているか（５W１H） 2-1-1-2その内容に矛盾はないか（技術的な問題） 2-1-1-3データとして必要最小限の内容を盛り込んでいるか 2-1-2信頼性（この情報は信頼できるものであるかどうかを判定する） 2-1-2-1情報源あるいは提供者は信頼に値するか 2-1-2-2情報の入手方法とその経路はどうか 2-1-2-3収集者の収集技術および熟練度はどうか 2-1-3有用性（この情報は使用できるものであるかどうかを判定する） 2-1-3-1時点(現時点で役に立つか/将来役に立つか) 2-1-3-2機能(直接役に立つか/間接に役に立つか) 2-1-3-3範囲(全部の内容が役に立つか/一部の内容が役に立つか)
2-2 情報の収集 普及情報は、普及担当者の普及活動に役立つ情報を集めることである。例えば、林政情報、林業技術情報、林業経営情報、普及活動事例、青少年に関する情報等である。 情報収集の方法には、現地視察、アンケート調査、文献調査などがある。 普及情報の収集に当たっては、日常の業務の中で、普及客体のニーズをつかみ取っていくよう常に努めることが大切である。実際の業務の中での話題、問題点及び希望など断片的な情報を聞き取って集めて個々のニーズを普及客体のニーズに仕分けるなど情報を整理する。また、日常の業務の中で普及客体の作業状況や生活状況などを観察・記録したり、また、調査できる項目は記録するなど様々なデータを日常的に収集する。 このように集められ整理された情報は、アンケート調査や聞き取り調査などの計画的な問題の整理などに極めて有用な情報となり、普及客体ニーズの把握について大きな間違いを回避できる。 2-3現地視察 2-3-1視察のポイント 基本的には、視察は情報収集あるいは情報交換という目的を達成するための有効な手段である。問題は、視察する側とされる側の双方にとってプラスになるような視察を実行できるか、また、そのような視察はどのようなものかを考えていくことである。 現地の情報を提供してもらう代わりに視察者も何らかの情報を相手に提供できるように心がけておくことが大切である。そのためには、視察のテーマを明確にすることである。 2-3-2視察のねらい 2-3-2-1視察先の活動ぶりによって、自分たちの活動意欲を盛り上げる刺激を得る 2-3-2-2自分たちが活動しようとすることに対する論証を、現地を見ることにより実証として発展させることができる 2-3-2-3自分たちの行おうとしていることに対して、具体的に良い参考例を得ることができる 2-3-2-4現地を視察することにより、読んだり聞いたりするより、より正確で深い内容の理解が得られる 2-3-3視察の実行と留意点 2-3-3-1事前の準備 限られた時間内に要領よく見たり聞いたりするためには、事前に問題点を整理しておく必要がある。再視察するのは容易ではないので、事前の準備が大切である。 ・視察のねらいと内容を決める 何を目的にどういうことを見聞するかを決め、視察先を決める ・視察先に連絡し了解を得る この時、視察の目的、学びたい事柄、人員、メンバー、月日、時間、視察グループ名と代表者を知らせて了解をとる ・視察のための資料の作成 この資料には、最低当日の調査のねらい、学習のポイントを明記する ・視察に必要なメモ、カメラ、質問内容､テープレコーダ等を用意する ・基本的には、事前に下調べをしておくことが望ましい。 特に、どんなことを重点的に学ぶか、また、説明に折り込んでもらいたい内容などの注文も確認しておく。 2-3-3-2視察中の心がけ ・視察先に対して失礼のないように行動する ・表面的に見がちであるが、一歩深く踏み込んだ視察を心がける。要するに、見ること以上に聞くことを大切にする。 2-3-3-3視察後の整理、評価と利活用 ・帰路，新鮮な興奮がさめないうちに感想を話し合い、見落としや聞き落とし聞き違いなどをお互いに補足、修正し合うようにする。 ・視察で受けた印象を折り込んで礼状を送る。視察者も視察を受けた人も有意義な情報整理と交換に役立つ。 ・早い時期に客観的な検討をする。視察先の技術や経営が自分たちの地域のそれとどのように違うかをよく考え、何を学び、何を取り入れたらよいかをはっきりさせる。 2-4 アンケート調査 2-4-1 調査のポイント アンケート調査は、一般化された意見について、賛成と反対の比率を知るといったような場合にはその効力を発揮する。しかし、注意しなければならないのは、調査結果の解釈には主観的な判断が入るおそれがあるということである。 例えば、次のようなアンケートを実施結果があったとしてその結果をどう読むかということである。 「あなたは将来とも樹木を育てたいですか」 はい ７０％ いいえ ３０％ アンケート結果を見ると、７０％も「育てたい」という人がいるのだから、樹木を育てたいと思っている人は、やはり多いのだと読むのか、あるいは、「そうは思わない」という人が３０％もいるのかといったように読むのか。それは読み手の主観によって変わってくる。しかし７０％も「樹木を育てたい」という人がいるという一つのデータとしての意味は持つ。 このアンケートの持つ数字をより深め、意味づけようとする一つの方法は、同じ内容のアンケートを繰り返し行うことである。例えば、今のような質問を２年後、３年後に行ったとしよう。その結果、「育てたい」という人が２年後75％、3年後には80％になったとする。この場合、育てたい人が着実に増えていると読みとることができる。このような基調の変化、トレンドの変化を読みとるうえではアンケート調査は有効な手段になる。ただ１回の調査で、アンケートに現れる数字を過大評価するのは、ある意味では危険なことといえる。 2-4-2 調査の種類 調査にはその目的と内容から、学問的な法則を実証する研究のための調査と課題発見とその解決方法を見つけ出すための実態把握調査とがある。普及活動では後者の課題発見と解決のための実態把握調査を実施するが、調査の目的により次のように統計的調査と事例的調査を行う。 ・統計的調査 実態を数量的に把握し、平均・分布・傾向等を静態的に知る。 ・事例的調査 実態の内容を質的に、また時系列的に把握し、発展段階を動態的に知る。 2-4-3 調査の計画と実行 2-4-3-1計画の樹立： 調査計画をたてる具体的な手順は次のとおりである。 ① 調査のねらいの決定 ② 調査対象の決定 ③ 調査方法の決定 ④ 調査の実施 ⑤ 調査のとりまとめと分析 調査方法が決まったら次のことに留意して具体的な調査実施計画を組む。 ① 調査期間；現地調査や期日や日数のほか調査結果をまとめる期間を考慮して組む。 ② 調査人員；調査スタッフの経験や質を考えて実行体制を検討し、実行スタッフの編成と責任を明確にしておく。 ③ 調査票の作成； 調査票は、調査目的が達成されるように設問を工夫するとともに集計・解析に混乱が生じないものにする。可能なら予備調査を実施して調査表の見直しを行う。 ④ 予備調査の実施； 調査票の見直し（調査項目，設問方法，調査数量など）のほか調査対象が適切かどうか検討する。 ⑤ 集計表の作成； 統計的調査については、あらかじめとりまとめ方針に即した集計の方法を検討して集計表を作成しておく。 集計には次の方法がある。 ・直接手集計法；調査票１枚１枚をめくって数えていく方法。 ・転記法；一度整理票に転記し、整理表により集計する方法。 ・カード法；項目別に細分化されたカードに転記し、グループ分けしたなかで集計する。 2-4-3-2調査の実施 現地調査の技法には次のようなやり方があるが、統計的調査や事例的調査にあった技法を選択して実施する。 (a)統計的調査の方法 質問紙の調査票を用いて行う方法で、次の種類がある。アンケート調査はこの代表的なものである。 ①面接調査法；調査員が調査票を持って訪問し、調査員が調査票に記入する。 ②留置調査票；調査票を直接配布し回答を記入してもらい、数日後に調査票を回収する。 ③郵送調査票；郵便を利用して調査票を郵送し、回答を郵便で返送してもらう。 ④電話法；電話で尋ね、電話で回答してもらう。 ⑤集合調査法；一堂に集まってもらい、一斉に調査票に回答を自分で記入してもらう方法。 ⑥集合面接法：調査対象者に座談会形式で自由に話し合ってもらい、意見や態度またはその変化の状況を調査員が記入する。 ⑦反復調査法；同一の調査対象者を何回も繰り返して調査する。 (b)事例的調査法とその技法 特に定められた調査表は作成せず、調査員が調査項目を念頭に置きながら、観察・聞き取り等の中で実態を把握する。この方法は調査員の聞き取り技術によるところが大きい。 (c)調査票作成上の留意点は次のとおりである。 ①調査票の長さ；一般に面接時間や回答時間は30分以内に収まるようにする。 ②難しい質問は初めてから最初から行わず15～20分頃にもっていく｡ ③調査協力のお願い；調査票の最初に、調査の目的を明確に説明して協力を要請する。また、調査結果の取り扱い、協力者への反映方法等も明記しておく。 ④質問の配列 ・答えやすい簡単なものから徐々に複雑なものにする ・話題がとびとびにならないように、関係した項目を自然に並べる ・デリケートな質問や特殊なものは後に持ってくる。 ・同じ質問形式（○×式、数字記入欄）はなるべくまとめる ・質問は、できるだけわかりやすく、短文にする ・１つの質問では１つの事柄を聞く ・自由に回答する欄を多く作らない ・紙数は２枚以内､設問項目は10項目ぐらいが望ましい 2-4-4調査のとりまとめと分析 2-4-4-1調査票の回収と検討会 調査票の回収にあたって大切なことは、ただ単に回収率が何％か記入率がどれだけかという数値にだけ関心を示すのではなく、被調査者の調査に対する姿勢や回答能力をそれから読みとることである。調査活動を通して被調査者の資質の向上を図ることも大切な目的である。被調査者がこの調査に対してなぜ関心を示したのか、また、示さなかったのか、回答能力や記入環境などを個々について把握し、その後の指導や活動の参考として活用することが大切である。 また、可能であるならば調査結果を被調査者に報告する必要がある。例えば、座談会の場や講習会の席で調査結果を報告するなど、調査結果は必ずフィードバックする必要がある。 2-4-4-2調査のとりまとめ 統計的調査で回収された調査票は、調査計画の段階で作られた集計表（案）に基づいて集計することになる。 集計を始める前に次のことを準備する必要がある。 ①内容の点検を行う。記入漏れ、記入の不完全、記入上の誤り、読みにくい文字や数字の訂正、計算の誤りの訂正等を行う。 ②回答の分類と符号化（コーディング）では、まず分類の区分を行い、それに対応する符号を定め、調査票に符号を記入する。 ③集計表を用意する。 2-4-4-3分析の仕方 調査結果をいろいろな構成要素（項目）に分けて、その量や要素の関係等を明らかにすることを分析という。統計的調査の分析には、単純集計とクロス集計とがある。 アンケート調査では調査項目について統計的分析をするほか、各調査票のなかに記入された情報から具体的な課題，要因，改善策が見出せる可能性があるので調査票を詳しく読みとらなければならない。 2-4-5 調査結果の表現法 調査結果の集計を単にデータを集計表に整理するのではなく、一見して判読出来るようにグラフ化するのが望ましい。その時①作図の目的、②使用資料、③表題、④構図・美観について十分に考慮する。 2-5 文献調査 普及担当者の普及指導活動に役立つ文献情報を集めることである。普及事業対象地の概況その他基礎的な情報を集めるとともに、さらに具体的で専門的な情報として、例えば、農業、森林・林業政策情報、林業技術情報、地域情報、気象情報、林業普及活動事例等を調査する。なるべく広い分野にわたってどのような資料があるかを調査し、文献の所在地および入手の方法についての情報も併せて調査する。 ３．情報の伝え方 普及担当者が、情報をどのようなメデイアを通して、どのような場で伝えていくのかを紹介する。 最近は情報を伝えるメディアが通信技術の発達にともなって広がってきているのは周知のとおりである。また、媒体としての印刷物も多種多様なものが発行されている。これらのメデイアを活用しても情報は伝達されるが、その伝え方のポイントは次のことが考えられる。 3-1 会議 普及担当者の担う役割の中で、異なる組織あるいは利害関係の異なる関係者間の橋渡し、調整を行うコーディネーターとしての役割が重要性を増し，関係者間の調整を行う役割は決して少なくない。その中では、業務計画・実行についてのコンセンサスづくりから具体的な戦術（手法）の検討に至るまで、会議は何度となくもたれる。ここでは、そうした会議の開き方、進め方について簡単に触れる。 3-1-1 コンセンサスつくり 何事を進めるにも、関係者全てが目的をはっきり意識し、納得しなければ成功はおぼつかない。コンセンサスづくりは成功への大前提である。関係者がそれぞれの立場で、十分自分の考え・要望・悩みなどを発表する機会を数多く設ける必要がある。こうした会議に際して、普及担当者は要望・悩みなどを発表しやすくする雰囲気作りに気を配ることも必要となる。 3-1-2 戦術会議 戦術会議でまず必要なのはメンバーを絞ることである。そしていたずらな悲観論を避け、実現に近づける効果的な論議ができるよう見守り、調整するのが普及担当者の役割となる。会議の重要な目的について大いに皆でアイデアをしぼり決定することが最も大切なことである。決定したことに関わる諸問題ついては、別途その解決策を話し合えばよいことである。中立的な立場にいる普及担当者が、適切な助言を適宜行うことで、会議は一層効果を上げることになる。 3-1-3 会議の進め方 3-1-3-1会議リ―ダーの資質と役割 （ａ）会議リーダーの資質 会議では、リーダーの存在が重要であり、会議の正否はリーダー次第といっても過言ではない。リーダーの資質としては、「知性」、「人柄」、「コミュニケーション」の３つが大切といえる。 ①知性 （i）創造能力が高く頭の回転が速い （ⅱ）ユーモアのセンスがある （ⅲ）知的能力が高く，教養がある ②人柄 （ⅰ）積極的で、活気がある （ⅱ）冷静で、中立性を保てる （ⅲ）感受性が豊かである ③コミュニケーション （i）会話力と傾聴力がある （ⅱ）人好きで、他者理解力がある （ⅲ）リーダーシップがある 総括的にまとめれば、「人間性が豊かで影響力の強い人」であることが理想のリーダーの資質といえる。これらをリーダーとしての努力目標と考え、努力していくことが大切であり、その姿勢こそがメンパーに大きな影響を与える。 (b)会議リーダーの役割 ①会議の目的に沿って十分な準備をする その会議の目的を把握して議題を決め､会場等を十分に事前準備する ②全員を会議に参画させる。 メンバーが主題について意見をうまく交換しあい、結論を得るよう助ける ③最高の結論になるよう総力を結集させる 問題の解決策を見つけだすようにメンバーの思考を促す ④最適な意志決定を行う 理想的な結論を導き出せるよう、意見を判断しまとめる ⑤適切な記録を残す (c)悪い会議のリーダ― ①準備をせず、ぶっつけ本番が得意 ②リーダーぶり、自分ばかり発言する ③メンバーの発言をさえぎったり、批判をする ④時間の観念も、効率の概念もない ⑤決定しない、あるいは自分だけで決定する 3-1-3-2会議メンバーの参画態度 各メンバーもリーダー同様、その会議に関して事前準備をして参加することが大切である。さらに会議中は、次のようなことを念頭において積極的に討議に参画する必要がある。 （ａ）目標達成の努力 ① 議事進行から大幅にはずれないよう注意する ② 議題からはずれた話題を話したり、無駄な論争をしない ③ 会議リーダーがうまく進行できないとき適切な手助けをする ④ 収束に際し、良い解決策を積極的に支持する （ｂ）積極的参画 ① 自らの持つ惰報の提供を惜しまない ② 情報提供、意見提案、質問などさまざまな参加の機会を作る ③ 自分の主張には、理由とその根拠を明示する ④ 意見を言うときは、相手の感情や共通の知識に訴え、説得的に話す ⑤ 他メンバーに反論するときは、相手を傷つけないよう心配りをする ⑥ 発言１回の長さはせいぜい１分間。同時に多くの内容を話さない （ｃ）上手な話し方 ① 迫力を持ち、やや大きめの声で話す ② 発言ははっきり、わかりやすい言葉づかいで話す ③ 全員に話すのか、ある特定の人か決め、相手が決まっているならその人に向かって話す ④ 顔の表情やジェスチャーを上手に使う ⑤ 強調する点については、声を高めたり間をとったりする ⑥ スライド、OHPなど視覚メデイアを多用して理解促進を図る （ｄ）正しい聴き方 ①全員の話によく耳を傾ける ②適度なあいずちや頷きが大切 ③相手の発言を要約してメモをとる ④その発言が目標達成にどう位置づけられるか、自分でよく分析する ⑤発言それぞれを組み合わせて、よりよい提案にならないか考える ともかくメンバー１人１人が、それぞれ自分がこの会議の主役であるという意識で参加することが最も大切なことである。 3-2 集会指導 3-2-1 講義法 (1)講義法の長所・短所 講師が知識や考え方を一方的に伝達する方式で、同時に多数の人を相手にできる、短時間で行え、手軽に準備できるという長所がある。一方では、受講者が受け身になり学習効果が落ちたり、行動と結びつきにくいことや講師により効果が影響されるなどの限界がある。 (2)効果的な講義の進め方 (a) 柱を立てて全体を貫くこと 主題と目的に応じて、話すべき主要点や主張をしっかりとつかみ、たえずこれを意識して話すことが必要である。つまり、ゆるぎない１本の桂で講義全体を貫くことである。 (b)場づくりに注意する ① 自分の話す位置と話す方向を考える ②聞き手の配置を考える ③会全体の状況に注意する（黒板・光線・騒音・出入り口など） （c）切り出し（導入）を工夫する ① 一般的に興味をひく ②聞き手と親しい人の話 ③聞き手と関連のある話 ④世間で話題になっている話 ⑤話を投げかけて切り出す （d）聴衆にも考えさせる ① 絶えず呼びかける ②反応をおこさせるような例をあげる ③疑問を投げかける ④質問を交える （e）適切な例を用いる ①考えなくてものみこめるもの ②身近に感じるもの ③極端に差を感じさせないもの ④目的にあった面を強く出して話す ⑤心で再体験しながら話す （注）例がユーモアに富むものであれば、なお良い （f）講義の目的によって、結び（まとめ）を工夫する ① 要約して結ぶ ② 誓いや願望をかけて結ぶ ③決意を示し、助力を求めて結ぶ ④印象づける話などの場合は、余韻を残して結ぶ ⑤全体の要点を簡単に繰り返して結ぶ 3-2-2 討議法 討議によって課題を掘り下げたり、また、多角的に考えるなど、理解を含め解決につなげていく方式である。 (1)討議法のメリツト ・参加者の関与意識から結論を受け入れる意識が高まる ・集団による結論のため、安心感や確信がもてる ・集団による結論のため、集団への帰属意識が高まる ・討論参画により、自分の立場や考え方を客観視できるようになる ・集団をリードするという経験により、リーダーシップやフォロワーシップを身につけることができる (2)討議法の種類と進行方法 ①自由討議 自由討議法とは、その名のとおり議題に関してフリーに討議するやり方である。一応司会者は決めるが、参加者は自分の考えを自由に思いつくままに発言する。したがって多くの場合、結論が出ることはなく、参加者相互の意見の違いなどを通し、共通認識を深めることがねらいである。 ②パネルディスカッション ある問題について、知識や経験を持っている人など数名が代表として全員の前で自由討議をする。ある程度問題が掘り下げられたところで、聴衆が討議に参加し、質問をしたり、意見交換をしたりする方法である。 ③シンポジウム テーマについて、異なる意見を持っている代表者が10～15分程度の講義を行い、その後参加者が質問したり、意見を述べたりして全体討議に移行する方式である。パネルディスカッションと違って、パネリスト同士は討論をせず、意見を述べる方法である。 ④フォーラム 講義、討議、討論、映画やスライドによって参加者に資料や分析結果を提供し、その後で全体討議をする。参加者に必要な情報を与えて問題を明確化し、関心と熱意を盛り上げて、テーマに対する働きかけを強めようとするものである。 ⑤バズ・セッション バズというのは、蜂がぶんぶんうなることの意味である。４～６人ほどの小グループに分け、同時並行的にわいわいがやがや討議し、ついで各グループの結論を発表し合って全員で討議をするという二段構えの形式をとるのが一般である。 相当多数の参加者に対しても適用できる。 ⑥ロール・プレーイング（役割演技法） 現実に近い実験的場面を設定し、選ばれたメンバーにそれぞれの役割を演技させることによって、その役割の理解や、状況に対応する行動力、コミュニケーション能力などを開発する方式である。 3-3 文字情報 3-3-1印刷資料 (1)普及手段としての文章 普及手段としての文章は、①何かを知らせる文章、②何かについて説得する文章である。 ①何かを知らせる目的の文章‥‥･解説文、記録文、説明文など ②何かについて説得する目的の文章‥‥･説得文，議論文，勧誘文など 普及担当者は普及しようとする事柄を言葉によってはっきりさせ、読み手に理解してもらえる文章を書くことが第一義である。すなわち、普及手段としての文章は「わかりやすい文章」でなければならない。 (2)分かりやすい文章の書き方 （ａ）文章を書く手順 （ⅰ）主題（テーマ） 「何を書くか」を決める。 （ⅱ）構想 ボリューム、項目、構成、など大枠（アウトライン）を決め、構想を練る。 （ⅲ）草稿 文章に書き表す。最初の草稿は未完成の欠点だらけの文章になってもよいから考えが冷却しないうちに思い切って一気に書くことが必要である。 （ⅳ）推敲 書き上げたらもう一度読み直す。時間的な余裕があるなら、書き上げたすぐ後でなく、日にちを変えて行うのが効果的である。一気に書いたり、筆のおもむくままに書くとどうしても書きすぎたり、思いこみが激しかったりする。間隔をおいてから読み直すと、これらの点がよく目につく。推敲は、文章の内容と表現の形について行うことが大切である。 ・内容 ①５ＷＩＨの文章の構成要素がそろっているか ②論理的なの矛盾はないか ③自分の意見や考えがはっきりしているか ④結論は明確か ⑤内容の重複はないか ⑥例や引用の量に過不足はないか ⑦内容が抽象的になっていないか ⑧裏付けとなるデータや事実は十分か ・表現 ①声に出して読んで、リズムを確かめる ②字句を添削する ③誤字、脱字を訂正する （ｂ）分かりやすい文章の条件 分かりやすい文章を書くための基本的な事項を次にあげる。 ①やさしい口語体を使う日常の言葉に近い、素直でやさしい口語体を使う。文語体や抽象的な言葉や遠まわしな言葉使いは避ける。 ②分かり易い文の書き方の基本はセンテンスを短くすることであり、１つの文には１つの事柄を書くことが原則である。２つ以上の事柄を入れるときは相互の関係をはっきり示す。列記する時は無理して文章にしないで箇条書きにするとよい。 ③正しい形の文を書く主語、述語、修飾語の関係をはっきりさせる。 ④句読点を大切にする。「てん」、「まる」、「かぎ」、「かっこ」などのような符号は、分かりやすい文章を書く上で大変重要な役割を占めている。「読みやすい」、「分かりやすい」だけの問題でなく、使い方によっては決定的に別な意味になったり、正反対の意昧になることがあるので正しく使う。 (c)分かりやすい文章が書けない原因 （ⅰ）述べようとしていることが自分の頭の中で明確になっていない ①書こうとすることについて具体的なことを知らないため、不適切な言い換えとあいまいな表現となる。 ②語彙が乏しいため適切な言葉が使えず、説明が十分にできない ③言葉だけですべてを説明しようとする ④材料を集めて自分で考えぬくという知的な作業を普段から行っていない ⑤表現する前にその事柄について正確に知ることの大切さに気がついていない （ⅱ）読み手の理解に必要な「キーワード」を説明していない ①「キーワード」知らず、自分が見聞した言葉の繰り返しになっている ②読み手自身が「キーワード」を理解していると思い込んでいる （ⅲ）事柄を的確に表現するための言葉の選び方が悪い ①違った意味に受けとられやすいことばを手軽に使う ②あいまいな意味の言葉を定義なしに使う ③自分だけがよく分かっている言葉を使う （ⅳ）述べようとする内容を、読み手が理解しやすいような文や段落にまとめていない ①誤解されない文の形式についての知識がない ②意味の区切りをひとまとめにして、１つの段落で表現をする工夫をしない ③段落における文の順序を自然のものにする工夫をしない ④段落と段落の順序を思想の自然な流れにする工夫をしない （ⅴ）読み手の理解を予想して、言葉や文章の選び方や使い方の調整をしない ①書くことに夢中になって、自分本位の言葉や文字を使う ②言葉や文章の自分勝手な使い方をする (3)報告書のまとめ方 １つの組織はたくさんの職制や職能が複雑にからみ合っており、職員はそれぞれの種類の異なった仕事を分担し、自分１人で進めるわけにはいかない。組織の中では、自分の仕事についての成果や問題点などの情報を定められた方式・様式にしたがって報告することが大切である。 以下に報告書作成上の留意点をあげる。 ①問題の要点と結論が明確になっているか ②事実に裏付けられているか ③次の目標の確立に役立つ内容であるか ④現状のみでなく、今後の傾向についても見通せるような内容になっているか ⑤時宜を得た内容であるか ⑥数字が間違っていないか ⑦正しい用字・用語を用いているか ⑧わかりやすく筒潔な表現をしているか ⑨章立てなどが、全体の構成が整理されているか (4)報告書作成 （ａ）報告書の組み立て 報告書は，一般的には序文、本文および要約で構成する。 （ｂ）報告書の書き方 （ⅰ）序文 序文は「まえがき」の働きをするもので、内容的には本文の概要である。この問題をとりあげた意味、見方、取り組み方などについて簡単に述べるものである。 序文には、次に本文を書き進める準備の意味と同時に、読む人にとっても本文を読む前に視点を整理して頭に入れておくという役割がある。 （ⅱ）本文 報告文を書く場合には、簡潔にわかりやすく適切な言葉を用いて表現することを考えなければならない。報告書には報告の目的を果たすために必要な要素が過不足なく盛られていなければならない。それには、ニュースの６要素といわれる５Ｗ１Ｈを確認して作成すれば、大切な事項が抜け落ちることがないと言える。 本文はもちろん報告書の中核となる部分である。基本的には、「起承転結」の構成で作成するのがよい。「起」でことを説き起こし、「起」を受けて「承」で説き進め、「転」で想を転じて趣を変え、「結」で全体をまとめる。 しかい、読む報告書では、結論を先にもってくる方が分かり易い場合がある。その場合は、「結起承」の３段階構成で作成する。 （ⅲ）要約 報告書の最初に本文を要約し、結論を明確に記したものをつける。 3-3-2 ビジュアル資料 分かりやすい情報伝達の方法であるプレゼンテーションは、相手のためであると考えている人がいるが、相手の納得を得るということは、相手のメリツトもさることながら、プレゼンターの「知的財産」を認めてもらうことであるので、プレゼンターの方が得をすることなのである。つまり、自分の「知的財産」を正当に評価してもらうためにこそ、そのテクニックの習得に努力するべきである。ここでは、プレゼンテーションのテクニックについて触れることにする。 専門分野でのプレゼンテーションでは、まず大切なのはその内容である。しかし、内容も大切であるが、それと同時にわかりやすい伝え方も大切である。いくら内容が良くても「伝達効率」が低いと結果として伝達される情報量は少なくなってしまう。Ａが100の情報を持っていても伝達効率が50％だと半分の情報しか相手に伝わらない。これに対して情報の内容が80と少なくても伝達効率が90％であるとすると、相手には72の情報が伝わることになり逆転してしまう。このようにプレゼンターが持っている情報量でなく、最終的に相手に伝達された情報の多少がプレゼンテーションの効果であるという発想が大切である。プレゼンテーションで重要なのは、この「伝達効率」をいかに上げるかということである。そのために、プレゼンテーションのプランを作成することが必要である。 (1)プラン作成 何事にも準備が必要なことはいうまでもないが、限られた時間で行うプレゼンテーションでは次のようなことを考慮してプランを事前に作成する必要がある。 ①使用可能なツール（設備，会場，人数） ②時間的制約 ③盛りこむべき内容 ④内容の構成（結論後発型，結論先行型など）、 ⑤ツールを使うタイミング (2)プレゼンテーションの制約条件 プレゼンテーションではいくつかの制約条件があるが、①時間、②場所、③人数、④ツールの４つが代表的なものである。このうち、最も重要なのは時間であり、まず時間を優先して考える必要がある。その他、場所や人数も見逃せない制約条件であり、それに適合する方法を採用しなければならない。特に、プレゼンテーションに必要な設備については、事前に準備することが必要である。 (3)情報の視覚化の工夫と分析・加工の方法 プレゼンテーションでは、内容が正しく、しかも分かり易くすることが重要である。そのためには数字などのデータは、少なくともグラフにするくらいの工夫は必要である。さらに、データを加工・分析し、その結果を分かり易く示すことを考える必要がある。 情報の視覚化は次のような効果を期待して行うものである。 ①分かりやすい ②理解のスピードが速い ③情報量のコンパクト化 ④聴き手の理解のばらつきの是正 (4)ツールの種類と特徴 ブレゼンテーションで使用できるツールは、大きく次の３種類に分類できる。 ①黒板や模造紙などの古典的ツール ②スライド、映画、OHP、VTRなどのAV（視聴覚）機器 ③コンピュータなどのエレクトロニクス機器 スライドやOHPなどのAV機器は従来から利用されてきたが、白黒からカラーに変化したり、スライドやOHPの静止画像から映画やVTRのような動画に変わったように、その表現方法が高度で複雑で色彩的にも大きな変化がある。 最近はパソコンなどの新しいメデイアも登場してきた。これらのAV機器はそれぞれ特徴があるので、使用目的に合った機器を使用することが大切である。AV機器を活用する利点はまず第１に分かりやすさであるが、それと同時に相手の興味や関心を高めるのにも効果的である。 (4)視覚資料の上手なつくり方 まず見やすく、分かりやすい原図を作ることが基本である。図、グラフなどを含めて総合的な文字処理が簡単に行えるようになりＯＨＰやスライド原図の作成にもパソコンが利用されるようになってきた。ここでは、スライドやOHPシートの原図を作る上での一般的な注意を以下に示す。 （ａ）35mmスライドの縦と横の比は１対5なので表や図はこの枠内いっぱいに収めるようにする こうすれば全体的に大きく投影でき、見やすくなる。原図は―般的には横長の配置にした方が見やすい。 （ｂ）Ａ４判用紙（2lX30cm）を原稿サイズとするときは、文字や数字は1cmくらい（24ポイント）の大きさで、１枚に５～８行以内にする。 （ｃ）文字や数字をスライドにしたときの読みやすさは、字の大きさよりも「字の太さ」にあるので文字や数字は必ず「ボールド」、「ゴシック」に設定する。 （ｄ）得られた成果やデータは分かりやすいグラフの形で表現するようにする。細かい数字は資料で確認してもらう。 （ｅ）グラフにするときには、線やプロットの説明は図中に書き込み，視認性をよくする。 （ｆ）グラフなどでデータを示すときには、必ずその横に模式図などを入れて、やはり「ぱっと」見たときにわかりやすいようにしておく。 近年、コンピュータソフトのパワーポイントが使用されることが多くなってきているが，視覚による情報伝達ということでは、考え方や作り方は同様である。 3-3-3 広報誌・ＰＲ誌のつくり方 編集とは原稿や資料をある方針、目的のもとに集め、書物・雑誌・新聞などの形に整えることである。編集には多くの作業がともなうので、各作業工程を実際に経験するとともに各自工夫をしていくことが最も効果的な上達の方法である。 (1)原稿整理 ①編集者は最初の読者 編集者は最初の読者である。原稿を受け取ったら、どこかにつじつまの合わない表現や字の誤りがないかどうか、ほじくり出すくらいのつもりで慎重に読む必要がある。 ②原稿を手直しするときは文意を尊重 文意を安易に変えることは許されない。特に、筆者の見解や体験などが記述されている署名原稿は文意を尊重し、扱いに注意することが必要である。 ③ダラダラ文は直してスッキリ文に ダラダラと切れ目なく続く文は、切るべきところを句点で切る。改行の少ない文は、切りのよいところで改行し、読みの流れをスムーズにする。 ④行数計算は正確に 原稿を手に入れて完全原稿にしたら、１行を何字詰めにするかを決めて、行数を計算する。記事だけでなく、大小の見出し、写真やイラストの入るスペースについても、正確な行数を割り出しておく。 ⑤見出しは記事の重点なヤマから取る 見出しは、記事の重点（ヤマ）の中から取り、限られた字数で表現する。見出しの大小は原稿をよく読んで記事の重要度に合わせて決めていく。 (2)レイアウト ①変化とバランス 見出し、写真、カットは同一紙面の中で、「散らす、重複を避ける、寸法を変える」こと。記事、写真などをバランスよく配分し、各面を見やすく、分かりやすく構成する。 ②読ませるための配慮をする 読ませたい、ぜひ読んでもらいたい記事から大きく、そして適切に配分し、決まりものはなるべく面や場所を動かさない。 (3)校正 ①校正者は必ず複数で 文字校正は、必ず複数の人で２回以上見直す。赤字を入れて校正し修正した後再度見直す。数字・固有名詞は別途に再度つき合わせる。読み合わせ校正（２人で）、指差し校正も有効である。しっかり見ても、８割程度しか発見できない。初めて校正にタッチする人では６割程度が平均的な水準である。 ②修正は余白に赤でする 修正する箇所は赤ペンで、見やすい場所にはっきりと記入する。引き出し線を使って欄外の余白部分を利用する。校正する箇所が多くなると、どの場所を示しているのか判らなくなるので整理しながら記入する。指定は赤ペン（鉛筆）を使うのが原則であるが、他の指定と区別するような時は青や緑でもよい。 |
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| Practical Methods for Extension Activities Table of Contents 1. Dissemination of Forestry 2. Ways of Understanding Local Needs 2.1 Information 2.2 How information is collected 2.3 On-site visiting 2.4 Questionnaire surveys 2.5 Literature research 3. Ways of Providing Information 3.1 Meetings 3.2 Guidance meetings 3.3 Written information 1. Dissemination of Forestry The concept of extension projects in a larger sense means operations to provide information. The two essential parties in such projects are those who seek and receive information and those who supply it. It is important to note that the provision of information should not simply be an act of transferring knowledge and data from one side to the other, but should encourage the receiving party (referred to as the promotion object) to move forward and perform the expected actions toward the achievement of a certain goal. Encouraging is different from ordering or forcing somebody to do something; it is a way of stimulating the promotion object to take action voluntarily. Information suppliers (referred to as extension staff) should provide promotion objects, such as residents, with information that is not just something they want to know but that is also beneficial for them. To provide such information, it is necessary to understand the needs of residents and the ways of giving information, which are also a big challenge faced by extension staff in extension projects. In such projects, the following are essential: 1) Collection and analysis of information from residents and local areas to understand their needs 2) Effective provision of information that suits the results of local needs analysis 2. Ways to Understand Local Needs 2.1 Information The word information can be defined differently depending on the field in which it is used. However, the concepts of something being announced and beneficial notification to solve problems can be thought of as basic ideas among the wide range of possible definitions. If something being announced serves as beneficial notification to solve problems for promotion objects and is regarded as valuable, then it is information, but if it has no value, it is not beneficial information. The quality of information therefore needs to be fully considered in terms of the following points: 2.1.1 Accuracy (judgment of whether the information is correct) 2.1.1.1 Whether it has elements of information (5W1H) 2.1.1.2 Whether it is contradictory (technical problems) 2.1.1.3 Whether it covers the minimum requirements for use as data 2.1.2 Reliability (judgment of whether the information is reliable) 2.1.2.1 Whether the source of the information is reliable 2.1.2.2 How the information was obtained and its routes 2.1.2.3 Information gathering techniques and the proficiency of the information collectors 2.1.3 Usability (judgment of whether the information is usable) 2.1.3.1 Timing (whether the information is usable at the present time/in the future) 2.1.3.2 Functions (whether the information is helpful directly or indirectly) 2.1.3.3 Scope (whether the information is helpful overall or whether only part of it is helpful)
2.2 How information is collected Extension staff collect information to be disseminated in extension activities. This information includes forestry policy, forestry technologies, forestry management, actual cases of promotion activities and the trends of young people. Information-collecting methods include on-site visiting, questionnaires and literature research. In collecting information, it is important to try to sense the needs of promotion objects in everyday operation. From conversations during operation, pieces of information such as problems and hopes gathered from individual promotion objects are collected and categorized to form an overall picture of what is needed by promotion objects. The business situation and living conditions of promotion objects, as well as other related items that can be seen in everyday operation, are observed and recorded to accumulate data. The collected and organized data serve as useful information for arranging systematic operations to deal with problems, including the implementation of questionnaires or interview research, and help to prevent a complete misunderstanding of the needs of promotion objects. 2.3 On-site visiting 2.3.1 Points of on-site visiting Essentially, on-site visiting is an effective method of collecting and exchanging information. Challenges for on-site visiting include whether the exercise is conducted in a manner that is beneficial for both the visiting party and the visited party, and consideration of the definition of effective on-site visiting. It is important to try to make on-site visits an interactive activity that involves receiving information from promotion objects and giving back related information to them. To do this, the research objectives should be clearly defined. 2.3.2 Objectives of on-site visit research 2.3.2.1 Receiving stimulus from activities at visit sites motivates staff toward extension activities. 2.3.2.2 Observation in the field provides evidence for arguments in favor of work being performed. 2.3.2.3 Specific reference examples for the work to be performed are obtained. 2.3.2.4 On-site visits provide a more accurate and deeper understanding than reading or listening to reports. 2.3.3 Implementation of on-site research and points to remember 2.3.3.1 Preparation To observe sites and communicate with people smoothly within a limited time, objective issues should be organized in advance, as arrangements to revisit are not easy. Preparation in advance is important. Determination of objectives and activities for a site visit The purposes and things to see and hear are defined, and the visit destination is selected. Contacting the selected destination for the visit and obtaining permission to visit Information on the purposes of the visit, items to learn, the number of people visiting and who they are, the date and time of the visit, and the names of the group and the representative are given when contacting the selected destination for permission. Preparation of materials for the visit The objectives and points of research for the visit should be at least outlined in the materials. Preparation of notepads, cameras, questions to ask, tape recorders, etc. Preliminary research Items for learning and requests for explanation are listed before the visit. 2.3.3.2 Behavior during the visit Act properly and avoid insults toward people at the visit site. It is important to try to enhance the search, as site visits tend to be superficial and only observe the veneer of the situation. In short, focus should be put on listening to people rather than looking. 2.3.3.3 Organization and evaluation of information obtained from the site visit and its utilization Discussion of information and impressions obtained from the visit immediately after departure while the memory is still fresh, and comparison of information missed to find and correct misunderstandings Sending of letters of appreciation to the visit destination outlining impressions of the site (this will help both the visiting and receiving parties in the productive organization and exchange of information) Objective review of obtained information in the early stages after the visit, identification of the differences from one’s own region in terms of technology and management, and discussion of items to learn from and take to one’s own region 2.4 Questionnaire surveys 2.4.1 Survey points Questionnaire surveys are effective in finding out the ratio of positive and negative answers against generalized opinions. It should be noted, however, that the interpretation of survey results can be affected by the subjectivity of researchers. For example, how can the answers to the following question be addressed if it is asked on an actual questionnaire? Are you interested in continuing to raise trees in the future? Yes 70% No 30% The results can be interpreted in two ways. Since 70% of respondents answered that they wanted to continue raising trees, it can be interpreted that the number of people wishing to stay involved in raising trees is large, as expected. It is also possible to focus on the 30% of negative respondents. The interpretation given to survey results varies depending on the subjectivity of researchers. The fact that 70% of people answered that they intend to continue raising trees is still meaningful as survey data. One of the ways to give more meaning to the figures obtained from questionnaire surveys is to conduct the same surveys repeatedly. For example, let’s imagine that the same survey is conducted two years and three years later, and the percentages for the positive answer are 75% and 80% respectively. With these results, it is possible to interpret that the number of people wanting to stay involved in raising trees is steadily increasing. Questionnaire surveys are a useful tool to visualize changes in trends. It is dangerous, however, to overvalue the results of single questionnaire surveys in a particular way. 2.4.2 Survey methods Surveys can be classified into two categories in line with the purpose and content of the research. These are surveys for academic research to verify rules, and surveys to ascertain the real situation for the identification of problems and countermeasures against them. For extension activities, the latter is used in addition to statistical exploration and case studies. Statistical exploration Realities are quantified and static analysis of averages, distribution, trends, etc. is conducted. Case studies Qualitative and time-oriented analysis is applied to understand realities and the dynamic development of cases observed. 2.4.3 Survey planning and execution 2.4.3.1 Planning The procedures for survey planning are as follows: 1) Determination of survey objectives 2) Determination of subjects 3) Determination of survey methods 4) Execution of survey 5) Collection and analysis of data Once the survey methods are determined, a specific plan for conducting the survey is prepared with the following items in mind: 1) Survey period: The period of the survey is set by considering the periods needed for fieldwork and the survey itself, and the time required to analyze and organize data. 2) Survey staff: Based on the experience and qualifications of staff involved in a survey, staffing for the project is considered and the organization and responsibilities of each staff member are clarified. 3) Preparation of survey sheets: Survey sheets should be prepared in a way that enables the survey objectives to be achieved and prevents confusion in calculating and analyzing the results. If possible, pilot surveys and survey sheet review should ideally be performed. 4) Pilot survey: Pilot surveys are conducted to review the design of survey sheet (survey items, wording, question order, number of subjects, etc.) and to consider the appropriateness of the targeted subjects. 5) Preparation of spreadsheets: For statistical exploration, data counting methods are considered in advance based on calculation policy, and spreadsheets are prepared. For data counting, the following methods can be applied: Direct counting method: Counting the answers on each survey sheet one by one Transcription method: Transcribing the answers to a counting sheet and counting data on the sheet Card method: Transcribing the answers to cards classified by category and grouping the cards for counting 2.4.3.2 Survey execution Methods for field surveys are listed below. Appropriate methods for statistical exploration, case studies, etc. are selected for survey execution. (a) Methods for statistical exploration Survey sheets in questionnaire form are used; a variety of methods for this are listed below. Questionnaire surveys are representative of this type. 1) Face-to-face interview: Survey staff visit subjects with survey sheets. A staff member asks the subject the questions on the survey sheet and notes the answers. 2) Placement method: Survey staff distribute survey sheets directly to subjects and collect them several days later. 3) Mail survey: Survey sheets are mailed to subjects, who then mail back the completed sheet. 4) Telephone survey: Questions are asked and answered by telephone. 5) Group survey: Subjects are assembled in a particular location to answer the questionnaire. 6) Group interview: Subjects are observed in a round-table session of free discussion. Survey staff record opinions from each subject and changes in their attitudes during the session. 7) Repetition survey: The same subjects are surveyed repeatedly. (b) Case studies and methods No specific survey sheet is prepared. Survey staff conduct surveys using various methods including observation and interviews based on the survey items in mind to ascertain realities. These methods largely depend on the techniques of individual survey staff. (c) Preparation of survey sheets: points to remember 1) Volume of survey: Generally, the time required for interviewing and answering questionnaires should be set to within 30 minutes. 2) Difficult questions are better placed where subjects will reach them 15 – 20 minutes after starting the questionnaire. 3) Statement to ask for cooperation with the survey: The objectives of the survey should be explained at the top of the survey sheet along with a request for cooperation. The handling of survey results and ways of sharing them with the survey subjects should also be listed. 4) Order of questions: Start with easy questions and gradually move to more complicated ones. Related questions should be listed together to avoid mixing different topics. Sensitive or unusual questions should be listed in the latter part of questionnaire. Questions with the same format (e.g., multiple choice questions or questions answered with numbers) should be listed together where possible. The wording of questions should be as simple and short as possible. Have a single question for each item. Avoid the overuse of open-response questions. The ideal questionnaire length is within two pages with ten questions. 2.4.4 Collecting and analyzing survey results 2.4.4.1 Collecting survey sheets and holding a review meeting When gathering survey results, it is important to analyze the attitude and answering competency of the subjects through the collected survey sheets, rather than simply focusing on the figures for collection or response rates. One of the important purposes of implementing surveys is to promote the qualities of the subjects through the survey activities. It is necessary to understand individual items arising from surveys, such as the reasons why respondents showed interest in the survey (or why they were not interested), respondents’ answering competency and answering environments, and to utilize these data as reference for future guidance or promotion activities. If the situation allows, survey results should also be shared with respondents. The results can be reported to them through opportunities such as round-table talk sessions or seminars. It is very important to provide feedback on the results to those who took part in the survey. 2.4.4.2 Counting survey results For statistical exploration, the collected survey sheets are counted using the spreadsheet prepared in the survey planning stage. Before start counting the results, the following preparation is required: 1) The collected survey sheets are checked through for skipped questions, non-completed questions, mistakes, etc. Letters and figures that are difficult to read and calculation errors, etc. are corrected. 2) Categorization of answers is performed, and the categories created are then coded. Codes are added to the survey sheets. 3) The spreadsheet is prepared. 2.4.4.3 Analysis methods Categorizing the results into various component elements (items) and clarifying the quantities and relationships between each element, etc. is called analysis. Simple tables and cross tables exist as means of statistical exploration. For questionnaire surveys, statistical exploration is conducted for the surveyed items. It is also necessary to closely examine information given on the survey sheets, as this may provide clues in regard to specific issues, causes and countermeasures. 2.4.5 Representation of survey results Ideally, survey results should be represented as graphs to enable the data to be read at a glance, rather than organizing them in a spreadsheet. Full consideration should be given to 1) the purposes of graph plotting, 2) the materials used, 3) titles, and 4) composition and presentation. 2.5 Literature research Literature research involves collecting useful literature to be used for extension activities conducted by extension staff. Basic information including the overall conditions of the targeted areas for extension programs as well as specific and specialized information (e.g., agriculture, forests and forestry administration, forestry technologies, local conditions, meteorological information and forestry extension program cases) are collected surveyed. Research is conducted as broadly as possible to locate available materials, and information on obtaining materials (such as the addresses of institutions where materials are available and ordering methods) is also surveyed. 3. Ways of Providing Information The ways extension staff provide information, the media they use and the occasions leveraged to provide information are introduced here. The range of media available to transmit information has expanded in recent years in line with the development of communication technologies, and a variety of printed materials are also issued. Information is transmitted using these media, and points on distributing information are described below. 3.1 Meetings Among the roles of extension staff, that of mediator connecting different organizations or related individuals with different interests is growing in importance, and extension staff often serve to adjust relationships between related parties. For such adjustment, extensive meetings are held for consensus building to plan and execute projects and review specific tactics. Here, the various ways of holding and leading meetings are briefly explained. 3.1.1 Consensus building Success across the board may not be achieved without having all participants understand clearly and convincing them of the validity of the project objectives. Consensus building is a major premise of success. It is necessary to create as many opportunities as possible for people involved to share their opinions, requests, concerns, etc. At these meetings, extension staff also work to create an atmosphere where those involved can feel relaxed enough to speak out and express their thoughts. 3.1.2 Tactical meetings The first thing to do for tactical meetings is to reduce the number of participants. At these meetings, the roles of extension staff include avoiding unnecessary pessimism, observing and providing support when necessary and adjusting toward practical and effective discussion. The main objective is to exchange ideas completely and reach a conclusion on important agenda issues. Various issues related to decisions can be discussed separately for details of their measures. Appropriate suggestions from neutral extension staff with appropriate timing serve to make meetings more effective. 3.1.3 Leading meetings 3.1.3.1 Requirements and roles of meeting leaders (a) Requirements of leaders The presence of a leader in meetings is important; it is not too much to say that the success of a meeting depends on its leader. The three important requirements of leaders are intelligence, personality and communication skills. 1) Intelligence (i) High creativity and fast thinking (ii) Sense of humor (iii) High intellectual capacity and education 2) Personality (i) Aggressive and active (ii) Self-composed and neutral (iii) Sensitive 3) Communication skills (i) Conversation and listening skills (ii) Passion for communicating with others and receptiveness (iii) Leadership Overall, an ideal leader is someone with a strong character who is influential. It is important to keep this ideal leader figure in mind and try to adopt these characteristics. A leader trying to improve his/her leadership skills has a strong effect on meeting members. (b) Leaders’ roles in meetings 1) Prepare fully for the meeting in line with the agenda Understand the purposes, decide the agenda and make appropriate arrangements for the meeting venue. 2) Encourage all participants to become involved in the discussion Provide participants with support to exchange their opinions on discussion issues effectively and reach conclusions. 3) Mobilize all available resources to reach the best conclusion Encourage participants to think and find solutions to problems. 4) Make decisions appropriately Organize opinions and make judgments to guide toward the ideal conclusion. 5) Organize meeting reports properly (c) Bad leaders: 1) Go to meetings without preparing 2) Are authoritative and do not give others a chance to talk 3) Interrupt and criticize others 4) Do not have a good sense of time or care about efficiency 5) Do not try to conclude, or come to conclusions without listening to other participants 3.1.3.2 Attitudes of participants All participants should prepare themselves for meetings as well as the leader. They should also keep the following points in mind and actively participate in discussions: (a) Making efforts to achieve goals 1) Try to follow the proceedings and avoid getting off track. 2) Do not bring up topics far from the agenda, and avoid useless arguments. 3) Provide appropriate support to the leader if he/she has problems handling the meeting. 4) For the conclusion, actively support good solutions. (b) Active participation 1) Do not hesitate to share information with others. 2) Create opportunities to participate in the discussion (provision of information, sharing opinions, suggestions, questions, etc.) 3) Clearly explain your reasons and foundation when stating your own opinions. 4) Try to speak in a manner that convinces others by appealing to their feelings and knowledge in common when stating your own opinions. 5) Try to avoid hurting the feelings of others when making counterarguments. 6) Try not to speak for more than a minute at a time, and keep your information concise. (c) Effective speaking 1) Speak loudly enough and project. 2) Speak clearly in simple terms. 3) Choose to speak either to everybody or to a specific individual (when speaking to a specific individual, face that person). 4) Use facial expressions and body language effectively. 5) Use a higher pitch or pause when stressing something. 6) Use visual media including slides and OHP effectively to enhance understanding. (d) Active listening 1) Listen carefully to the opinions of other participants. 2) Use appropriate agreement responses and nodding. 3) Summarize opinions from other people and take notes. 4) Analyze the opinions of others in terms of how those viewpoints contribute to achieving goals. 5) Consider whether it is possible to combine opinions from different individuals to make better proposals. The most important thing is that each attendee participates in the meeting and has a sense of playing a major part in it. 3.2 Guidance meetings 3.2.1 Lecture method (1) Advantages and disadvantages of lecture meetings Lecture meetings are a one-way form of interaction in which a lecturer provides knowledge and ideas. The advantages of this method are that it is possible to provide information to many people at the same time in a short period with minimal preparation. On the other hand, lecture attendees tend to be passive and the learning effect may decrease, the information provided in the lecture is difficult to directly connect to actual action, and the learning effect varies by lecturer. These are the disadvantages of this style. (2) Effective lectures (a) Set a theme and follow it throughout the lecture In line with the main topics and objectives, it is important to speak consistently following the main points of the lecture. In other words, the whole lecture should be based on a single solid theme. (b) Consider environmental effects 1) Consider the location and direction of your stance. 2) Consider seat arrangement for listeners. 3) Consider the overall environment of the lecture venue (blackboards, lights, noise, doors, etc.) (c) Arrange a good introduction 1) Get the attention of the audience. 2) Tell a story about a person familiar to the audience. 3) Tell a story about a person related to the audience. 4) Tell a story about a person in the news. 5) Start with a question. (d) Make the audience think 1) Constantly appeal to the audience. 2) Use examples likely to make the audience react. 3) Bring up questions. 4) Mix with questions. (e) Use good examples 1) Examples that are easy to understand without deep thinking 2) Examples that make the audience feel closer 3) Examples that bear some relation the audience’s everyday lives 4) Speak to stress the purpose of lecture. 5) Speak by re-experiencing the topic in your mind. N.b. Examples that involve humor are much better. (f) Arrange a good conclusion in line with the purposes of lecture 1) Conclude by summarizing the lecture. 2) Conclude with a pledge or a wish. 3) Show strong will and ask for support. 4) Conclude on a memorable note when impressive stories are provided. 5) Conclude by briefly repeating the main points of the lecture. 3.2.2 Discussion methods Through discussion, participants can explore issues further and are encouraged to think from various perspectives. Discussion methods are a way of helping participants understand issues and leading them to think of solutions. (1) Advantages of discussion methods As participants have a sense of involvement, they become more willing to accept the conclusion of the meeting. As the conclusion is made by a group, participants may have a sense of reassurance and confidence. As the conclusion is made by a group, participants’ sense of belonging increases. By experiencing group leadership, participants are able to learn about leading and following. (2) The various discussion methods 1) Free discussion The free discussion method literally involves participants discussing issues freely. A moderator is appointed, but participants generally express their ideas at will. In most cases, therefore, no conclusion is reached at the end of the discussion. The aim of this method is to deepen shared awareness of the issues in question among participants through the exchange of different opinions. 2) Panel discussion A group of specialists discusses an issue in front of an audience as their representatives. When the issue has been explored to some extent, the audience is allowed to join in the discussion, ask questions or exchange opinions. 3) Symposium Speakers with different perspectives give lectures of 10 – 15 minutes each based on the symposium’s themes, and a general discussion session involving the audience follows. For general discussions, the audience is allowed to ask questions or express opinions. In contrast to panel discussions, panelists simply state their opinions rather than engaging in discussion. 4) Forum Information and analysis results are provided to the audience through lectures, discussions, debates, films and slides, and a general discussion session is then held. The aim of a forum is to clarify issues by providing the necessary information to the audience and to enhance the audience’s awareness and involvement in the issues at hand. 5) Buzz sessions The word “buzz” represents the sound of bees. Participants are divided into groups of 4 – 6 for individual discussion. The conclusions reached in each group are then brought into a general plenary discussion. It is common to have these two steps in a buzz session, and the method can be applied for large numbers of participants. 6) Role play An experimental scene is set up, and selected participants each play assigned roles. This method aims to help participants understand the feelings of each role, and develops the flexibility to take action depending on the situation as well as communication skills. 3.3 Written information 3.1.1 Printed materials (1) Writing as a way of extending information The two types of writing as a way of extending information are 1) writing to provide information, and 2) writing to present a point of view. 1) Writing to provide information: expository writing, records, explanatory writing 2) Writing to present a point of view: writing to convince, discuss or persuade It is important for extension staff to be able to explain matters clearly to promote and write documents that are understandable to readers. In other words, writing to be used for extension activities should be easy to read. (2) Writing for easy reading (a) Writing procedures (i) Theme Decide what to write. (ii) Framework Decide on an outline (writing volume, items, structure, etc.) and plot. (iii) Draft Put the ideas into writing. It is fine for the first draft to be incomplete with many parts that need correction; the important thing is to write down the ideas you have before they disappear. (iv) Editing Once you finish writing, read through it again one more time. If time permits, it is more effective to read it again another day instead of doing so right after finishing it. Writing freely or from the heart tends to result in too much description and overreaction in the text – this will be noticeable when you read it again later. It is important to edit your writing for content and expression. Content 1) Check that the 5W1H elements are included. 2) Check for theoretical contradictions. 3) Check that your ideas are clearly described. 4) Check that the conclusion is clear. 5) Check for overlapping content. 6) Check for overuse or underuse of examples and references. 7) Check whether the content is abstract. 8) Check that sufficient backup data and facts are included. Expressions 1) Read aloud and check the rhythm. 2) Check the wording. 3) Correct misspellings. (b) Conditions of writing for easy reading The basic conditions of writing for easy reading are listed below. 1) Literary style, abstract expressions and circumlocution should be avoided; instead, use a simple, straight and easy colloquial style. 2) The basic idea of writing for easy reading is to make sentences short, with each one containing a single main item. If two or more items are described in a sentence, the relationship between them should be clearly defined. When cataloging something, it is advisable to itemize the individual points rather than trying to describe them in sentences. 3) The relationship of the subject, the predicate and modifying words should be clear, and correct grammar should be used. 4) Punctuation is important. Commas, periods, quotation marks and brackets play significant roles in writing that is easy to read. Appropriate punctuation not only makes the text easier to read and understand, but is also important in communicating correct information to the reader. Incorrect use of punctuation may change the meaning of sentences so that they are completely different or even opposite to the intended meaning. (c) Causes of inability to write for easy reading (i) The writer does not have a clear picture of the things he/she is trying to describe. 1) If the writer does not have detailed knowledge of the subject matter, he/she may use inappropriate paraphrasing and ambiguous expressions. 2) If the writer has only a limited vocabulary, he/she may not be able to use appropriate wording, and as a result may be unable to explain fully. 3) The writer tries to convey ideas using words alone. 4) The writer lacks training in intellectual activities (e.g., training to think issues through by collecting related materials independently and organizing his/her own ideas) 5) The writer is unaware of the importance of having detailed knowledge of a matter before describing it. (ii) The writer fails to explain keywords to help readers understand his/her writing. 1) The writer himself/herself does not know the keywords necessary to understand what he/she is trying to convey. The writer repeatedly uses words that he/she has heard or seen. 2) The writer assumes that readers know the keywords. (iii) The writer’s word choice is ineffective. 1) The writer uses words that are likely to be misunderstood without giving them much thought. 2) The writer uses ambiguous words without defining the relevant terms. 3) The writer uses words that only he/she knows the meaning of. (iv) The information the writer is trying to convey is not put into sentences or paragraphs in a way that is easy for readers to understand. 1) The writer does not have enough knowledge of writing style to create sentences that avoid misleading readers. 2) The writer fails to make paragraphs to create meaningful groups of information. 3) The writer fails to arrange sentences into a natural and meaningful order within paragraphs. 4) The writer fails to arrange paragraphs that make thoughts flow naturally. (v) The writer does not consider whether his/her writing is understandable for the target audience and fails to adjust wording to suit the relevant type of reader. 1) The writer focuses only on his/her writing and uses egocentric wording or letters. 2) The writer use words or phrases in a very individual style. (3) Assembling reports An organization consists of various office arrangements and functions, and staff members have a variety of different responsibilities. Many are involved in work that one person alone cannot perform. It is important for members of organizations to report on their work (accomplishments, issues, etc.) in line with designated systems and document formats. Points to check when making reports are as follows: 1) The issues and conclusions are clearly described. 2) The report is backed up with facts. 3) The report supports the establishment of the next goal. 4) The report is not only a description of the present situation but also gives an idea of the future. 5) The content of the report is up to date. 6) There are no mistakes in the figures. 7) The report uses appropriate styles and terms. 8) The expressions used are straightforward and simple. 9) The structure of the report, including the setting of chapters, is well organized. (3) Writing reports (a) Report form A report generally consists of an introduction, the main body and a summary. (b) How to write a report (i) Introduction The introduction works in the same way as a foreword, and gives an outline of the main body. Reasons for choosing the issue reported on, viewpoints, approaches, etc. are briefly described here. The introduction plays the role of preparing the author to write the main body as well as giving the reader a picture of the report before moving into the main section. (ii) Main body When writing a report, it is important to consider using simple, straightforward and appropriate wording. The paper should include the elements necessary to accomplish its aim as a report without exaggeration or omission. To achieve this, writing based on the six news elements (5W1H) helps to avoid leaving out important information. The main body is the core part of a report. It is advisable to write this section following the order of introduction, development, turn and conclusion. In the introduction, the issues are presented, and are further explained in the development phase. In the turn phase, the discussion is shifted, and the report is summarized in the conclusion. However, reports are sometimes made more readable by having the conclusion first. In such cases, they can be written in the form of conclusion, introduction and development. (iii) Summary The content of the main body is summarized and placed at the beginning of the report with a clear description of the conclusion. 3.3.2 Visual materials Some people think that presentation – an easy way to convey information – is for audiences, but it is more beneficial for speakers because gaining listeners’ understanding means that they acknowledge the intellectual properties of the speaker. Efforts should therefore be made to acquire presentation skills in order to receive well-deserved recognition of one’s intellectual properties. In this section, presentation skills are discussed. For presentations in specialized fields, the content is important. At the same time, it is necessary to present data in a way that is easy for the audience to understand. Even if the content of a presentation is of a high quality, the amount of information conveyed will be small if information transmission efficiency is low. If person A has 100 pieces of information and his information transmission efficiency is 50%, he can convey only half his information. If another person has just 80 pieces of information but his information transmission efficiency is 90%, he can convey 72 pieces of information, meaning he provides more information to the audience than person A. As shown by this example, it is important to understand that the success of a presentation depends on the amount of information received by the audience, not on the amount of information that the presenter has. The important point in presentation is how to increase this information transmission efficiency. To deal with this, a presentation plan needs to be prepared. (1) Preparation of a presentation plan Preparation is necessary in many areas, and for presentations, which must be given within a limited timeframe, a presentation plan needs to be prepared taking the following items into account: 1) Available tools (facilities, venue, audience size) 2) Time constraints 3) Information to be included 4) Outline of presentation (presentation style: conclusion first/last) 5) Timing of presentation tool usage (2) Constraints The constraints that apply when giving presentations include time, location, audience size and the tools available. Among these, the most important is time, and this should take priority in preparing a presentation plan. Additionally, location and audience size are conditions that should not be overlooked, and the presentation method applied should accommodate these conditions. The facilities required for the presentation, in particular, should be arranged in advance. (3) Visualization of information, data analysis and processing For presentations, data must be given in a way that is accurate and easy to understand. Numerical data should be prepared in graph form as a minimum. Data also needs to be processed and analyzed, with the results shown in a way that is easy to understand. The following effects are expected from the visualization of information: 1) Easier to understand 2) Faster to understand 3) Downsizing of information volume 4) Correction of variations in the audience’s understanding (4) Varieties and characteristics of presentation tools Presentation tools are categorized into three basic groups. 1) Traditional tools: blackboards, simili paper, etc. 2) Audiovisual devices: slides, films, OHP, VTR, etc. 3) Electronic devices: personal computers, etc. Audiovisual devices such as slides and OHP have been used traditionally, but projected images using such devices are now in color rather than the previous black and white, and have also changed from still pictures to moving images such as movies and VTR. The way of expressing images has advanced and become more complicated, and has largely changed to a color-based form of presentation. New media devices such as personal computers have also become available in recent years. As each audiovisual device has different features, it is important to select suitable equipment for the purpose at hand. The primary reason for using audiovisual devices is to present easy-to-understand images and maintain the audience’s interest. (5) Effective visual materials The essential point in creating effective visual materials is to prepare visually friendly, easy-to-understand original drawings. Personal computers, which enable comprehensive processing of letters and images including figures and graphs, are now widespread, and are also used to prepare original drawings for OHP and slides. This section examines general points relating to the preparation of original drawings for OHP and slides. (a) As the ratio between the height and width of a 35 mm slide is 1:5, tables and figures should be made to fit into this size of frame. In this way, a full view of the image is projected, which is easier for the audience to view. It is advisable to prepare original drawings in landscape format for easier viewing. (b) When A4 size (21 x 30 cm) paper is used, a font size of 1 cm (24 points) is advisable, with a maximum of 5 to 8 lines per sheet. (c) Letters and figures on slides are easier to read in bold rather than in a larger font size. Use bold and gothic typeface for letters and figures. (d) Results and data should be presented using graphs for easy understanding. Detailed figures should be included in handouts. (e) When making graph data, explanations for lines and plots should be included within the figures for better visibility. (f) When graphs are used to present data, pattern diagrams should also be shown next to the graphs so that the audience can understand the data at a glance. These days, Microsoft PowerPoint software is often used for presentations. This is also based on the same concept of conveying information visually. 3.3.3 Publishing public relations magazines Editing means collecting manuscripts and materials for a certain purpose or policy and making them into publications including books, magazines and newspapers. As editing involves a variety of operations, the best way to learn is to actually experience each working process and establish your own initiative for the operations involved. (1) Organization of manuscripts 1) The editor as the first reader An editor is the first reader of manuscripts. When documents arrive, they need to be checked for mistakes (inconsistent expression, typographical errors) with a fine-toothed comb. 2) When revision is necessary, the meaning of the passage must be respected. The meaning of a passage cannot be changed without careful consideration. In particular, signed manuscripts expressing the author’s viewpoints and experiences should be respected for the meaning of the text and handled carefully. 3) Long, dull sentences are rewritten to make them simpler. Punctuation should be added to seamlessly long and dull sentences. If a manuscript lacks line breaks, they are inserted to make the text more readable. 4) Lines are accurately counted. When all manuscripts have been checked and completed, the number of letters per line is determined and the number of lines is counted. Lines should be accurately tallied not only for text space but also for spaces for large- and small-sized headlines, photographs and illustrations. 5) Headlines are taken from the major emphasis of an article. Headlines are taken from the major emphasis of an article, and must be expressed in a limited number of letters. The size of the headline is determined by the importance of the article. (2) Layout 1) Variation and balance Headlines, photographs and cuts are arranged on paper in a well-balanced manner (spreading evenly, avoiding overlapping and changing size). Each page is arranged in a visually pleasing way. 2) Considering layout to attract readers Articles that are highly recommended for reading are accordingly allocated more space. Regular articles are ideally located in the same place every time. (3) Correction of the press 1) Multiple proofreaders Correction of the press should be performed by multiple proofreaders twice or more. After adding corrections in red, another proofread is conducted. Numbers and proper names are checked separately. Read-through correction (involving two people) and finger-pointing correction are also effective. Despite thorough checking by proofreaders, only 80% of mistakes are generally found at best. An average proofreading beginner can find around 60% of the errors in an article. 2) Corrections should be added in the margin in red. Corrections are indicated clearly in a recognizable space using red pen. Using a leading line, changes are noted in the margin. When many corrections are necessary, the points involved tend to become confused; to avoid this, corrections should be well organized. In principle, red pen (or pencil) is used for correction, but blue or green can also be used when specific corrections need to be distinguished from others. |
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